為規范公司辦公文檔管理，形成科學、有效、系統地管理機制，結合公司實際，特制定本辦法。

　　第一條凡經公司行政辦公室收、發的各種文件、材料及屬公司或行政辦公室工作范圍的文檔材料，一律由行政辦公室負責存檔。

　　第二條文檔由行政辦公室文書專人保管，負責收發文登記，整理分類、編號、保存，辦理借、查閱登記及文檔回收等工作。未辦理借閱手續不得借閱文件，否則保管人承擔責任。

　　第三條文檔存放于公司行政辦公室專用文件柜中，鑰匙由專人保管。文件應分類放置。對需要辦理的文件，按辦理情況存放；已辦理完畢的文件，按已擬定的立卷類目存放；未辦理完畢的文件放于待辦文件夾中。存放文件應同時放置文件目錄（紙質版和電子版同時設置目錄并掃描存檔），便于使用時查找。

　　第四條對于承辦件，應催促承辦部門盡快按規定時限盡快辦理，處理結果及時反饋；辦理完畢后及時將文件退公司行政辦公室存檔。

　　第五條文檔分類采用主題分類和業務項目相結合的方法分類立卷，并按時間順序排列，輔以數字排序的方式，以便于管理和迅速準確查找。

　　第六條文檔的借閱，由保管人與借閱人當面查點所借文件的類別、份數和頁數，借閱人在登記簿上簽字，填寫借閱期限；在限定的借閱期限過后，保管人應及時催促借閱人退還文件，以免丟失或影響他人使用。對于有特殊保密要求的文件，可根據保密等級，限在公司辦公室查閱，不得帶走，不得復印。對辦理完借閱手續的文件，借閱人需妥善保管，不得涂改、損壞或丟失。

　　第七條行政辦公室文檔的保存年限：對于公司的重要文檔，公司長期保存或保存10年以上（可在公司辦保存兩年后轉檔案室保存）；對于一般文檔，保存期5年。文檔的整理工作一般在本年度的第一季度完成。

　　第八條文件的銷毀：對無需立卷存檔，使用完畢，無保存價值的文件、資料、刊物等，在使用完畢進行清點登記后即可銷毀。對超過保存期的文件，定期進行清點登記，簽批備案后按文件銷毀程序處理。

　　第九條檔案移交，對保存期已滿兩年以上的文件，除公司行政辦公室確需繼續保管外，可移交檔案室存檔，公司行政辦公室僅保存歸檔移交文件的目錄、歸檔時間、檔案編號，以便查閱。

　　第十條行政辦公室存檔文件的范圍：

　　1、甲類：

　　1）公司章程、營業執照、法人證書、公司登記注冊材料

　　2）公司董事會、股東組成人員（單位）名單及材料

　　3）對上級領導機關的請示、報告文件，上級機關下達的文件、通知、批復

　　4）公司歷史性文字、影音、圖片資料

　　5）公司內部印發的管理制度、章程、管理辦法、條例

　　6）董事會、股東會、辦公會會議紀要

　　7）公司發展規劃，對外合作協議、文件

　　8）公司機構設置、干部任免、獎勵、考核、晉職晉級、處罰文件材料

　　9）重要領導人講話、題詞、照片、錄像

　　2、乙類：

　　1）公司對外宣傳冊、廣告、技術、產品介紹、展示會資料

　　2）公司專項授權書、委托書

　　3）會議、專項活動音像、圖片資料

　　第十一條存檔文件的形式，對甲類資料要求存正式文本1～2份，對公司行政辦公室打印董事長、總經理以公司名義對外簽發的文件，除保存正文外還要保存底稿和簽發手續。

　　第十二條公司內其他各單位，各職能部門對各自業務范圍內的文檔，各自負責整理、存檔，按類別、內容、時間歸類。

　　第十三條各部門凡需移交檔案室長期保存的檔案，由各職能部門清理后，登記造冊，經各部門領導人簽字批準，送交檔案室保存。同時交給公司行政辦公室存檔目錄一份，以便公司行政辦公室保留相應的檔案目錄。

　　第十四條公文的簽收程序

　　1、公文的編號保管

　　（1）行政辦公室對政府來文及下屬單位和部門來文拆封后應及時附上"文件處理傳閱單"，并分類登記編號、保管；須由公司承辦或歸檔的公司領導親啟的文件，公司領導啟封后，也應交行政辦公室辦理正常登記保管手續。

　　（2）本公司外出人員開會帶回的文件及資料應及時分別送交行政辦公室文員進行登記編號保管，不得個人保存。

　　2.、公文的閱批與分轉

　　（1）所有公文函件均需由行政辦公室主任（或副主任）根據文件內容和性質閱簽后，由行政辦公室文員分送承辦部門閱辦，重要文件應呈送公司領導（或分管部門領導）親自閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事，一般應在當天閱簽完，緊急文件要立即辦。

　　（2）一般函、電、單據等，由行政辦公室文員直接分轉處理。如涉及幾個單位會辦的文件，應同主管領導溝通協商確定主要負責部門后，責成主抓部門分轉處理。

　　（3）為加速文件運轉，行政辦公室文員應在當天或第二天上午將文件分送到公司領導和承辦部門進行閱批處理，如關系到兩個以上業務部門，應按批示次序依次傳閱，最遲不得超過2天（特殊情況例外）。

　　3、文件的傳閱與催辦

　　（1）傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍規定，不得將有密級的文件帶回家、宿舍或公共場所，也不得將文件轉借其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內容。

　　（2）閱讀文件應抓緊時間，當天閱完后應在下班前將文件送交行政辦公室，閱批文件一般不得超過2天，閱后應簽名以示負責。如有領導"批示"、"擬辦意見"，行政辦公室應責成有關部門和人員按文件所提要求和領導批示辦理有關事宜。

　　（3）文件閱完后，應送交行政辦公室文書，切忌橫傳。

　　（4）行政辦公室文書對文件負有催辦督促檢查的責任。承辦部門接到文件后應立即指定專人辦理；承辦部門不得將文件壓放、分發，如需備查或使用，應按照公司規定，征得行政辦公室同意后，方可予以復印或摘抄，原件應及時歸檔保管。

　　第十五條公司財務檔案由財務部統一管理、市場管理和消防安全管理檔案由市場安全部統一管理、市場督查文件檔案由市場督查部統一管理；分公司業務類檔案由分公司統一管理。

　　第十六條公司各單位、各部門均按本辦公文檔管理辦法執行。

　　辦公文檔收文管理流程

　　1、上級或平級單位來文

　　接收公文→行政辦公室登記、擬辦、分轉→分管領導閱簽批辦→承辦部門落實執行并簽署意見（辦理結果由承辦部門向主管副總或總經理匯報）→公文原件辦復后行政辦公室立卷歸檔

　　2、下級單位來文（主要是請示、申請、匯報等）

　　行政辦主任對來文材料進行審核（不符合行文規定要求的文稿打回原單位重新擬稿）→行政辦主任做出批辦意見并填寫《請示來文審核閱辦單》做好編號和來文登記記錄→轉呈后勤辦公室或主管副總閱處，做出指示性意見安排→承辦部門對請示、申請事項進行具體審查、核實，并簽署核查結果意見→后勤辦公室將請示文稿以及公文審核閱辦單會簽意見轉呈總經理閱處→→總經理做出最終明確指示性意見→行政辦將各級領導會簽的審核閱辦單復印件轉發給來稿單位以示意見回復→行政辦將各級領導會簽的審核閱辦單原件及下級來文進行登記存檔備案。