一、總則

　　為加強公司辦公物品（含生活服務類物資）采購工作管理，嚴格辦公用品的采購、驗收和保管程序，規范物資采購過程中的經濟行為，提高工作效率，節約開支，使辦公用品的管理程序化、制度化、標準化，結合公司的實際情況，特制定本辦法。

　　1、公司辦公物品采購工作實行計劃報批、預算管理、統一采購制度。

　　2、被列入固定資產的辦公設備采購同時應執行公司固定資產管理制度。

　　3、后勤辦公室是公司（含分公司）辦公物品采購歸口管理部門。

　　二、職責

　　1、總經理職責

　�。�1）采購合同的批準；

　　（2）《物品購置計劃表》的批準；

　　（3）預算外或緊急物品需求采購的批準；

　�。�4）采購付款的批準；

　　2、分管領導職責

　�。�1）對預算外或緊急物品需求進行審核；

　�。�2）對有關采購合同進行審查；

　　3、后勤辦公室職責

　�。�1）月度辦公物品采購計劃及預算編制；

　�。�2）《物品購置計劃表》的審核；

　　（3）長期辦公物品供應商家的選定；

　�。�4）牽頭做好有關辦公物品采購及市場比選工作的組織，按照已批采購計劃組織采購；

　　（5）對采購物品進行發放、管理或移交申請部門使用、管理；

　�。�6）負責組織所采購物資的檢驗和驗收；

　　（7）監督各部門辦公用品的使用情況。

　　4、財務部職責

　�。�1）月度需求預算計劃審核；

　�。�2）月度采購付款審核；

　�。�3）提供采購物品所需資金及催辦相關采購部門及時報帳；

　�。�4）參與相關所采購物品的驗收和驗證及相關物資采購招標工作；

　　5、購置部門職責

　�。�1）提報月度物品需求（采購）計劃；

　�。�2）審議采購工作相關事宜；

　　（3）對有關月度物品（采購）計劃進行審核確認；

　�。�4）參與有關所采購物品的檢驗或驗證及相關物資采購招標工作。

　　三、管理內容

　　1、分類

　　本采購管理辦法所指辦公物資為：各類辦公設備、用具、日常用品、耗材；后勤服務類；消耗性小額物資、低值易耗品；其他非生產類物品。

　　2、計劃與審批

　�。�1）公司月度辦公物資采購計劃及預算的編制以年度預算計劃為基礎，月度預算計劃為依據，按照需求合理、配置科學、高效節約的原則進行；

　　（2）辦公物品計劃分季度需求計劃、月度采購計劃，緊急需求采購三種；公司各部門每月25日前，按預算要求報下一月度需求計劃；公司月度物品采購計劃由后勤辦公室在當月5日前組織編制；緊急需求及預算外需求采購經公司總經理批準后，由后勤辦公室按照有關規定及時組織采購，并納入下一月度采購預算計劃。分公司季度辦公物品需求計劃每季度末月25日前報公司后勤辦公室備案批準；

　　（3）各部門購置物品應填寫《物品購置計劃表》，經后勤辦公室按計劃審核后，報請總經理審批確認；特殊物品或急需物品的采購需經公司后勤辦公室同意，總經理批準后，可由分公司自行購買；

　�。�4）辦公用品、福利用品的配置及發放標準按照相關規定執行，低值易耗品的采購由后勤辦公室根據各部門的實際工作情況核定后實行定額使用管理。

　　3、采購原則與實施

　　（1）辦公物品采購按照"同等條件、質優優選、價優優選、近處單位優選、老供貨單位優選、直接生產商優選、信譽好單位優選"的方式，綜合考慮"質量、價格、交貨期、獸后服務"四個方面的內容，在"重質量、遵合同、守信用、看服務"的前提下，做好辦公物品供應商的考察選擇工作。重要辦公物品供應商必須具有"資質完備、質量可靠、誠信度高、服務周到"等要求；

　�。�2）普通辦公物品采購由后勤辦公室指定專人負責組織實施。對批量小、品種雜的辦公物品通過"定點、定期、定量"采購；對特殊需求物品，經市場進行多家同類商品或相關商品性價比選后，擇優選購。

　�。�3）公司大宗辦公物品（設備）采購，適宜招標者應首選招標進行/

　　4、采購經辦

　�。�1）采購經辦人員接到經批準同意的《物品購置計劃表》后，先核對采購內容，查閱有關資料后，根據辦公物品需求的緩急程度，參考市場行情及過去采購記錄或廠商提供的資料，預選相關供貨商；

　�。�2）采購經辦人員對廠商的報價資料進行整理后，應深入分析，擬定議價方式及各種有利條件，按照經批準的采購方式與供貨商議價；

　�。�3）采購經辦人員詢價、議價以及對有關物品的質量、付款方式等內容洽談完成后填寫《物品采購購置計劃審批表》，經過后勤辦公室主任審核后，報請總經理批準同意后進行采購；

　�。�4）對需要與供應商簽訂《購貨合同》的辦公物品采購，則按合同審批程序經各級領導審批后再進行采購。

　　5、驗收及領用

　�。�1）采購辦公物品到貨后，采購經辦人員應提請有關部門和人員對采購物品進行檢驗或驗證。物品經檢驗或驗證合格后，采購經辦人員應按要求填寫《物品驗收單》，并經簽字登記后方可入庫或發放。

　　（2）后勤辦公室及申購部門要對所采購物品的質量標準進行規范明確，對于經檢驗或驗證不合格的采購物品，采購經辦人員必須與供貨商協商，采取退貨、換貨或索賠措施；

　　（3）各需求部門在物品驗收合格后根據公司物品分類管理要求辦理領用手續；普通辦公用品、低值易耗品類，按照相關規定，部門直接向后勤辦公室物品保管人員簽字領用；實物資產類，需求部門按照規定辦理手續領用后的同時，后勤辦公室應設立實物資產管理臺帳，以準確記錄固定資產的現狀。

　　6、付款方式

　�。�1）采購物資為預付款方式，由采購相關人員憑《采購合同》或《物品購置計劃審核表》，按照有關規定填寫借款單，經財務部及總經理審核批準簽字同意后辦理預付款手續；

　　（2）采購物品為除預付款方式之外的方式付款的，在采購物資到貨后，由相關采購人員憑《采購合同》或《物品購置計劃審核表》、《物品驗收單》以及購貨發票，根據公司財務報銷的有關規定辦理報銷付款手續。

　　四、采購流程監督管理規定要求

　　公司的采購流程分為日常采購流程和應急情況下的采購流程

　　1、日常采購流程

　　（1）原則上每月月末后勤辦公室向機關各部門、各分公司下發經營用品、辦公用品購置計劃表，由機關各部門、各分公司上報月度經營用品、辦公用品的使用計劃。

　�。�2）后勤辦公室對機關各部門、各分公司上報的計劃進行匯總，同時與供貨商聯系，確定供貨價格，制定《物品購置計劃審核表》。

　�。�3）總經理、主管副總、財務部對后勤辦公室制定的審核表進行審批。

　�。�4）經過公司領導批準同意后，在公司財務部支款。

　�。�5）后勤辦公室管理人員與各分公司后勤人員共同到供貨點進行入庫、出庫登記，各分公司后勤人員現場將劃撥的經營用品、辦公用品領用。

　�。�6）后勤辦公室庫管、各分公司領用人員、現場監督人員核實數量，共同簽字確認。

　�。�7）后勤辦公室采購負責人拿發票及材料明細到總公司財務部進行沖銷。

　　2、應急情況下采購流程

　　考慮到各分公司日常經營中會有緊急維修情況發生，特擬定相關應急采購流程：

　�。�1）如各市場發生電氣、水暖、消防設施突發性損壞，必須立即進行維修，應先由維修人員向分公司經理報告損壞情況、原因，并明確所需維修材料。

　�。�2）發生突發維修情況，分公司經理應立即向總經理匯報具體情況，分公司經總經理同意后，可立即組織人員進行維修，維修材料可自行就近采購，同時由分公司綜合管理科科長向總公司后勤辦公室主任報告維修材料等費用支出情況。

　�。�3）如后勤辦公室人員不能到現場查看，在條件允許情況下，維修時需進行現場拍照。

　�。�4）原則上更換的材料不得丟棄，需經后勤辦公室人員查看后方可處置。

　�。�5）分公司必須在維修之日起三天內，將維修報告上報給總公司，履行維修報批流程手續。

　　3、日常監督管理流程

　�。�1）在分公司領用經營用品、辦公用品后，后勤辦公室要每月到分公司核查物品使用情況，建立物品使用管理臺帳，以準確的掌握各分公司物品的使用情況，做好使用記錄。

　�。�2）各分公司在使用物品過程中發生損壞，不得私自處置損壞物品，需經后勤辦公室實際查看后，方可進行以舊換新。

　　五、附則

　　1、本辦法未盡事宜由后勤辦公室負責解釋。

　　2、本辦法自下發之日起執行。